Administracion y Servicios de Propiedad Horizontal M&A

El Presupuesto

La elaboración del Proyecto de Presupuesto es una función del Administrador, quien deberá presentarlo para su estudio al Consejo de Administración, que a su vez será quien lo presente a la Asamblea General de Copropietarios.

La Asamblea General es quien deberá dar su aprobación final a este presupuesto, que servirá para fijar las "Cuotas de Administración" o "Cuotas de Aporte a las Expensas Comunes".

Todo lo referente a la elaboración, presentación, aprobaón y aplicación del Presupuesto, se encuentra reglamentado en las ley de Propiedad Horizontal, (En Colombia, Ley 675 de Agosto 3 de 2001)) y en los Reglamentos de cada copropiedad.

TICS PARA TENER EN CUENTA:

En el Presupuesto deben incluirse partidas o "Rubros" destinados a cubrir cada uno de los gastos en que incurrirá la copropiedad. Estas partidas estan relacionadas con la Administración, Funcionamiento y Conservación, y agrupan "rubros" como Contabilidad, Vigilancia, Servicios Públicos, Mantenimiento, Reparaciones Locativas, Suministros, etc.

El cálculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios como Vigilancia, Administración, Contabilidad, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un año, por lo que su costo no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un calculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como "Costos Fijos".

Otros rubros, como los Servicios Públicos, (Electricidad, Acueducto, Teléfono, Gas) Suministros, (Papelería, Materiales de Aseo, Bombillos, etc.) Reparaciones Locativas, (Plomería, Electricidad, Cerrajería, Pintura etc.) son "Costos Variables", y su calculo es un poco más complicado. Debemos tener en cuenta factores como tarifas o costos actuales, índice de Inflación esperada, necesidades específicas de la copropiedad, su edad, deterioro normal, vencimiento de garantías, y (Muy importante) el comportamiento histórico de estos Rubros, es decir el promedio del gasto en el pasado. Para ello, nos debemos basar en los informes de Contabilidad, principalmente en el "Estado de Resultados" (P. & G.) y en la "Ejecucion Presupuestal". Una vez conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, aplicamos los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas por inflación, nuevos impuestos, y cualquier otro factor que razonablemente pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos asi un cálculo bastante aproximado a lo que sera el gasto real.

RECUERDE

1°- NO  EXCEDER EL PRESUPUESTO

En algunas ocasiones, en su afan de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades de la copropiedad, algunos administradores (Incluyendo al Consejo y el Revisor Fiscal) pueden caer en el error de elaborar presupuestos "Inflados" o supervalorados, que dan como resultado un incremento exagerado de la cuota de administración, y generan inconformismo entre los copropietarios. Debe tenerse en cuenta que las Copropiedades son entidades "Sin animo de Lucro" y que los superávits, (Sobrantes) de los Ejercicios anteriores se pueden aplicar al presupuesto para reducir los incrementos en la cuota. Naturalmente es muy conveniente poseer un Fondo de Reserva que pueda usarse en casos de emergencia, y algunos rubros como "Imprevistos", que permitan asumir gastos no presupuestados, pero sin exagerar.

2°- NO RECORTAR

Otras veces, se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los costos reales, lo que generará a mediano y largo plazo grandes inconvenientes. Un presupuesto demagógico o "político", podra generar menos resistencia a la hora de ser revisado y aprobado por la Asamblea, pero terminará por agotar las reservas logradas anteriormente, dejará a la copropiedad indefensa ante posibles eventualidades y en el peor de los casos generará Déficits que se traducirán en un mal servicio, la imposibilidad de acometer a tiempo obras de mantenimiento, conservación o mejoras, lo que a su vez ocasionará deterioro en las edificaciones, equipos y demas bienes comunales, depreciación de la propiedad, (Que es su inversión!) y desprestigio para la administración.

ACCIONES CLAVES:

*- La copropiedad esta obligada a tener un seguro: En la actualidad se consiguen polizas que cubren incendio, terremoto, conmocion civil, asonada, explosion, actos malintencionados de terceros, responsabilidad civil, y otros muchos amparos. Estas polizas integrales diseñadas especialmente para las copropiedades, con precios modicos, permiten cumplir lo dispuesto en la ley, y dan tranquilidad a la comunidad. Incluya estos Seguros en su presupuesto.

*- No trate de economizar contratando empresas piratas: Ademas del riesgo que eso siempre ha representado, ahora con las nuevas disposiciones legales la copropiedad y su administrador pueden recibir drasticas y millonarias sanciones. Investigue con la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, antes de contratar su vigilancia.

*- Recuerde que la "Cartera Morosa" puede acabar con las buenas intenciones de cualquier administracion y convertirse en un grave problema si se deja avanzar: Es mejor pagar un poco mas por una Administracion profesional, que pueda ofrecer asesoria juridica, acceso a las bases de datos, (COVINOC, DATACREDITO, etc. ) y que no tenga compromisos con ninguno de los copropietarios, que pretender ahorrar delegando la administracion en empiricos o en residentes que seguramente tendran graves dificultades para cobrar a tiempo y como es debido.

PARA PRESENTAR EL "PROYECTO DE PRESUPUESTO

Si usted forma parte de los Organos Administrativos de una copropiedad, recuerde que no todos los copropietarios están familiarizados con estos principios ni conocen los mecanismos empleados para fijar las Cuotas de Administración. Por eso, usted encontrará resistencia a cualquier incremento, por justificado que sea, y se enfrentará a argumentos empíricos,

Recuerde ademas, que la ley exige que el proyecto de Presupuesto sea anexado a la Citación de la Asamblea, (Quince días antes de su realización) y acompañelo con información suficiente, como unas notas de sustentación y cuadros o gráficos comparativos que muestren las variaciones en cada uno de los rubros, entre el presupuesto pasado y el nuevo proyecto. Así facilitará su comprensión y análisis y reducirá el tiempo de debate en la reunión.

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